5 Bí Quyết Tối Ưu Hóa Quản Lý Chi Phí và Cải Thiện Quy Trình Làm Việc Nhóm

Việc duy trì sự nhanh nhẹn trong hoạt động của công ty mà vẫn đảm bảo tính chính xác trong quản lý chi phí là một thách thức lớn đối với hiệu suất làm việc.

Theo báo cáo từ SAP Concur, có tới 6/10 nhân viên đã từng gửi ít nhất một báo cáo chi phí sai lệch, và ít nhất 33% trong số họ đã nộp các tài liệu chứa năm lỗi trở lên.

Để phát hiện những sai sót này, cán bộ phải kiểm tra từng khoản mục một mà không chắc chắn có thể tìm ra lỗi. Điều này có thể dẫn đến chi phí cao và rủi ro tuân thủ pháp luật.

Ngày nay, chúng ta có các công cụ quản lý chuyên biệt giúp giải quyết những vấn đề này và đánh giá năng suất để nhận diện cơ hội cải thiện.

Vậy tại sao vấn đề này vẫn tồn tại?

Thách thức không phải là thiếu công cụ, mà là có quá nhiều lựa chọn. Các nhà lãnh đạo tài chính cần xác định công cụ và dịch vụ nào phù hợp nhất cho hiệu suất làm việc của nhóm, và đôi khi việc này lại là một rắc rối.

Nếu nhóm của bạn cần một động lực, chúng tôi sẽ giúp bạn điều đó.

Dưới đây là năm bí quyết để nâng cao hiệu quả và độ chính xác trong quản lý chi phí của nhóm bạn.

Nhưng trước tiên, hãy hiểu rõ hơn về công việc của họ.

Nhóm quản lý chi phí làm những gì?

Bạn còn nhớ chuyến công tác đầu tiên của mình không? Chúng tôi nhớ, và cũng nhớ là đã làm mất hai biên lai vé máy bay, không thể nộp cho bộ phận kế toán. Và chắc chắn, chúng tôi đã nhận được ánh mắt thất vọng quen thuộc.

Để tránh những sự cố như vậy, nhóm quản lý chi phí kiểm tra xem mỗi khoản chi có được biện minh và nằm trong ngân sách dự án hay không, thông qua việc sử dụng các vé, hóa đơn, hoặc phiếu thu bạn thu thập trong chuyến đi để đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động của công ty. Cơ bản là họ là người giám sát dòng tiền của công ty và vai trò của họ cực kỳ quan trọng đối với sức khỏe tài chính!

Không có một nhóm quản lý chi phí hiệu quả có thể gây hại nghiêm trọng cho toàn bộ hoạt động kinh doanh. Bởi lẽ không có công ty nào muốn cạn kiệt nguồn vốn, đúng không?

Hãy xem xét: CB Insights chỉ ra rằng cạn kiệt nguồn vốn là nguyên nhân hàng đầu khiến các startup thất bại. Sau khi phân tích hơn 100 báo cáo sau sự cố, họ nhận thấy rằng dự báo chi phí không chính xác là một trong những lý do chính khiến họ không thể thu hút các nhà đầu tư cho các vòng gọi vốn tiếp theo.

Chính vì vậy, việc lựa chọn đúng đắn các công cụ và dịch vụ có thể tăng cường năng suất cho nhóm quản lý chi phí sẽ mang lại lợi ích cho toàn bộ tổ chức.

Bí Quyết #1: Theo dõi thời gian thực

Trong quá khứ, khi mọi chi phí đều được quản lý trên giấy tờ, một thiết bị có thể theo dõi dòng tiền được chi tiêu thời gian thực là điều mà mọi phòng kế toán đều ao ước.

Các công ty cần đội ngũ quản lý chi phí có khả năng dự báo các bất thường tiềm ẩn, vì luôn tốt hơn khi chủ động và hành động ngay lập tức.

Dựa vào điểm cân bằng cho mỗi chu kỳ hoạt động, nhóm có thể đặt một giới hạn chi tiêu và sử dụng một bảng điều khiển cho phép họ theo dõi dòng tiền di chuyển và phát hiện vấn đề tiềm ẩn một cách thời gian thực.

Giải pháp quản lý chi tiêu của Tribal

Mẹo #2: Tạo báo cáo chỉ trong vài cú click

Theo ước tính của The Aberdeen Group, việc xử lý một báo cáo chi phí đơn lẻ có thể tốn khoảng 35 đô la Mỹ cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa.

Bạn có nghĩ rằng kiểm tra lại sẽ tiết kiệm hơn là làm lại từ đầu không?

Hãy giảm thời gian dành cho việc tạo báo cáo và tạo điều kiện để nhóm của bạn có thời gian kiểm tra những sai sót.

Việc sử dụng các giải pháp phần mềm như Bảng điều khiển ClickUp và công cụ tạo báo cáo của họ giúp nhóm làm việc nâng cao hiệu suất, cắt giảm thời gian cần thiết để soạn một báo cáo.

Thêm vào đó, bạn cũng có thể tự thiết lập một trung tâm chỉ huy cho toàn bộ nhóm của mình. Như vậy, bạn có thể hiểu rõ hơn về công việc của nhóm và xác định được những điểm cần cải thiện trong quy trình báo cáo chi phí để giảm bớt chi phí.

📌 Lời khuyên chuyên nghiệp: Xem ClickUp University: Tận dụng Báo cáo qua Bảng điều khiển

Tạo dựng trạm điều hành nhiệm vụ riêng biệt của bạn bằng cách sử dụng Bảng điều khiển trong ClickUp

Mẹo #3: Truyền đạt câu chuyện và kết nối mọi người

Thường thấy rằng các nhóm làm việc trong lĩnh vực tài chính (và cả những chuyên gia tài chính nói chung) gặp khó khăn trong việc trình bày kiến thức và thông tin quan trọng của họ một cách dễ hiểu và thu hút, ít nhất là đối với những người không chuyên trong lĩnh vực này.

Khi có người hỏi tại sao các biểu đồ và số liệu thường chỉ là những thông tin khô khan và nhàm chán, Edward Tufte (người được Bloomberg ví như "Galileo của biểu đồ") đã phản hồi:

Nếu bạn cảm thấy số liệu nhàm chán, có nghĩa là bạn đã chọn nhầm số liệu.

Hãy tránh làm cho các báo cáo của bạn trở nên tẻ nhạt, không chỉ để tạo sự thú vị mà quan trọng hơn là để làm cho chúng trở nên rõ ràng hơn.

Bạn hãy áp dụng các công cụ hỗ trợ trực quan và kỹ thuật kể chuyện vào quá trình làm việc, và bạn sẽ thấy sự cải thiện đáng kể trong việc giao tiếp giữa các đội nhóm.

Mẹo #4: Quyết định dễ dàng hơn

Các nhà lãnh đạo tài chính và những người đưa ra quyết định trong doanh nghiệp có thể dành phần lớn thời gian để tập trung vào việc lập kế hoạch và đề ra chiến lược, nếu như đội ngũ của họ có thể cung cấp những thông tin sâu sắc từ dữ liệu chất lượng và cập nhật theo thời gian thực—điều này có thể thực hiện nhờ vào các công cụ như bảng điều khiển và báo cáo chỉ với một cú click chuột.

Theo cuộc khảo sát hàng năm của Gartner dành cho các CFO, ưu tiên hàng đầu của các nhà lãnh đạo tài chính trong năm 2021 là việc phân tích dữ liệu nâng cao.

Tầm quan trọng và sự phức tạp của việc phân tích dữ liệu tiên tiến cùng với việc áp dụng các công cụ kỹ thuật số trong việc đổi mới bộ phận tài chính là điều không thể thiếu để các nhà quản lý có thể nâng cao hiệu suất công việc.

Chọn lựa nhà cung cấp dịch vụ phù hợp để hỗ trợ quá trình chuyển đổi này là yếu tố quyết định.

Phần thưởng: Mẫu sổ cái chung

Lời khuyên #5: Đầu tư cho đội ngũ của bạn

Theo nghiên cứu từ AMI-Partners, mỗi thành viên trong đội ngũ tài chính có thể tiết kiệm đến 500 giờ mỗi năm nếu sử dụng giải pháp tích hợp quản lý chi phí, du lịch và hóa đơn. Việc sử dụng các dịch vụ quản lý chi phí tích hợp giúp họ có thêm thời gian để tập trung vào các công việc quan trọng như:

• Phân tích xu hướng chi tiêu

• Tìm kiếm cơ hội giảm chi phí

• Học hỏi và áp dụng các tính năng mới của giải pháp

Mọi khoản đầu tư bạn bỏ ra để đội ngũ có thể tập trung vào những việc quan trọng thay vì những việc cấp bách sẽ tạo nên sự khác biệt, giúp tăng năng suất quản lý thay vì chỉ làm việc theo cách thông thường.

Điều này cũng góp phần tăng khả năng tài chính vững mạnh cho công ty.

Bắt đầu quản lý chi phí một cách hiệu quả từ đây

Việc kết hợp giữa phương pháp quản lý dự án và các mẹo thực tiễn với đội ngũ quản lý tài chính và chi phí giúp cải thiện quy trình làm việc.

Khi tất cả dữ liệu được tổ chức và dễ dàng truy cập trong một không gian chung, đội ngũ sẽ có đủ thông tin để hành động mà không bị quá tải.

Đưa đội ngũ quản lý chi phí lên hàng đầu về năng suất bằng cách trang bị công cụ phù hợp và đổi mới sáng tạo là điều cần thiết.

Bạn sẽ không còn phải chứng kiến ánh mắt thất vọng của đồng nghiệp vì những tình huống như mất vé máy bay nữa.