4 Ví Dụ Về Cấu Trúc Tổ Chức Kiểu Ma Trận (Có Kèm Theo Mẫu)
Nếu bạn đang vất vả trong việc quản lý nhiều nhóm và dự án cùng một lúc, việc áp dụng mô hình tổ chức ma trận có thể giúp ích rất nhiều. Nói một cách đơn giản, mô hình tổ chức ma trận chỉ là phương pháp để thông tin được chia sẻ giữa tất cả các thành viên thuộc nhiều phòng ban khác nhau.
Cụ thể, các thành viên từ các nhóm khác nhau sẽ báo cáo công việc cho cả quản lý dự án và quản lý chức năng (như quản lý marketing, tài chính, sản xuất, v.v.), và sau đó những người này lại báo cáo cho giám đốc điều hành.
Điều này giúp cải thiện giao tiếp giữa các nhóm và giảm bớt việc các thành viên phải liên tục điều chỉnh mỗi khi có dự án mới bắt đầu.
Vậy nếu bạn muốn hiểu rõ hơn về:
Mô hình tổ chức ma trận là gì
Các loại hình ma trận khác nhau
Lý do tại sao mô hình này lại hiệu quả trong việc điều hành dự án
Cách để xây dựng mô hình ma trận của riêng bạn
Một số ví dụ điển hình từ các công ty lớn
Thì bạn sẽ tìm thấy thông tin hữu ích trong hướng dẫn chi tiết này.
Bạn đã sẵn sàng để khám phá mô hình ma trận? Hãy cùng bắt đầu nào.
Mô Hình Tổ Chức Ma Trận là Gì?
Trong mô hình tổ chức truyền thống theo hình thức từ trên xuống, giám đốc điều hành (CEO) đứng ở vị trí cao nhất, tiếp theo là các vị trí COO (giám đốc vận hành), CFO (giám đốc tài chính) và các quản lý các bộ phận.
Trong một cấu trúc ngang, những người viết quảng cáo sẽ báo cáo cho giám đốc sáng tạo, người này lại báo cáo cho giám đốc marketing (CMO), và cuối cùng là báo cáo cho CEO. Quy trình báo cáo này diễn ra theo một đường thẳng, và mọi người từ các bộ phận như marketing, bán hàng, thiết kế, phát triển, tài chính và đội ngũ nhân sự đều tuân theo cùng một cấu trúc báo cáo.
Mô hình tổ chức từ trên xuống truyền thống ít phức tạp hơn so với mô hình tổ chức ma trận. Đặc biệt, trong mô hình ma trận, các thành viên có thể phải báo cáo cho cả quản lý bộ phận và quản lý dự án của họ, trong khi các quản lý dự án cũng phải báo cáo cho quản lý bộ phận của mình.
Chính vì thế, mô hình tổ chức từ trên xuống có hình dạng giống như một cái cây, còn mô hình tổ chức ma trận lại có hình dạng chữ nhật.
Cấu trúc ma trận đã được xây dựng trong công cụ ClickUp Whiteboard bởi Allaeddine Djaidani
Cấu trúc tổ chức ma trận kết hợp và cân đối nhiều loại hình tổ chức khác nhau. Nó tạo ra một hệ thống quản lý mới cho các quản lý dự án, bên cạnh các quản lý chức năng, nên có người gọi đây là "ma trận hai sếp".
Trong việc triển khai các dự án lớn với nhiều loại tài năng khác nhau, các quản lý dự án có nhiệm vụ:
Quản lý tài năng từ nhiều phòng ban để xây dựng đội ngũ dự án đa dạng và mạnh mẽ,
Tận dụng tối đa nguồn lực có sẵn,
Nhấn mạnh tầm quan trọng của làm việc nhóm và khuyến khích sự hợp tác, giao tiếp giữa các thành viên để hoàn thành công việc đúng hạn và không vượt quá ngân sách.
Kết quả cuối cùng là việc cải thiện chất lượng nội dung, sản phẩm và trải nghiệm của khách hàng. 🤝
Các loại cấu trúc tổ chức ma trận
Cấu trúc tổ chức ma trận có thể yếu, cân bằng hoặc mạnh, tùy thuộc vào mức độ quyền lực giữa quản lý dự án và quản lý chức năng.
Tuy nhiên, không nên hiểu sai rằng ma trận yếu kém hơn ma trận mạnh. Sự phân biệt này thay đổi tùy theo từng dự án, từng công ty và các vai trò này không cố định.
Trong ma trận yếu, quản lý dự án có ít quyền lực và khả năng ra quyết định. Ma trận này được gọi là "yếu" vì quản lý chức năng chi phối ngân sách dự án và lịch trình, trong khi quyền hạn của quản lý dự án rất hạn chế.
Trong ma trận cân bằng, các thành viên nhóm báo cáo công việc cho cả quản lý phòng ban và quản lý dự án với quyền lực ngang nhau. Đây có thể là hình thức tốt nhất vì nó giảm thiểu xung đột giữa các lãnh đạo, duy trì giao tiếp thông suốt và giúp dự án được hoàn thành một cách thuận lợi.
Như bạn có thể đoán, trong ma trận mạnh, quản lý dự án có nhiều quyền lực hơn so với quản lý chức năng trong việc phân bổ nguồn lực và lập ngân sách.
Ma Trận Tổ Chức Hoạt Động Như Thế Nào và Lợi Ích Của Nó?
Một số người cảm thấy cấu trúc ma trận khá phức tạp hoặc khó hiểu vì nó thường liên quan đến nhiều chuỗi lệnh và cấu trúc báo cáo khác nhau. Thực tế, nó không hề phức tạp như vẻ ngoài ban đầu!
Nếu bạn lập kế hoạch dự án một cách cẩn thận, phân công và quản lý tài sản một cách hiệu quả, và xây dựng kế hoạch giao tiếp, mọi thứ sẽ ổn thỏa. 👌
Sự hợp tác giữa các nhóm và việc lập kế hoạch chia sẻ nguồn lực giúp nâng cao năng suất làm việc trong hầu hết các tổ chức ma trận. Cấu trúc ma trận khắc phục được nhược điểm của cấu trúc chỉ có một sếp, và sự song song quyền lực này có thể giúp cải thiện sản phẩm hoặc dịch vụ.
Giờ đây, hãy xem xét một số lợi ích khi áp dụng cấu trúc tổ chức ma trận!
Khuyến khích giao tiếp giữa các bộ phận
Không giống như các tổ chức theo kiểu truyền thống từ trên xuống, cấu trúc ma trận khuyến khích sự giao tiếp giữa các thành viên nhóm với các quản lý chức năng và quản lý dự án của họ.
Việc phải làm việc với hai (hoặc đôi khi là nhiều) sếp và báo cáo cho họ có thể nghe có vẻ phức tạp. Tuy nhiên, việc gặp gỡ và trao đổi với những người có quyết định quan trọng thực sự có thể thúc đẩy trao đổi thông tin và kinh nghiệm, cũng như cải thiện mối quan hệ trong toàn bộ tổ chức.
Đặt lịch hẹn thường xuyên là một cách tốt để củng cố quá trình phối hợp.
Tăng cường sự tham gia của nhân viên
Việc tham gia vào nhiều nhóm và báo cáo cho nhiều sếp tăng cường sự tham gia của nhân viên. Điều này khiến họ cảm thấy mình là một phần quan trọng của dự án. Nhân viên thích cảm giác có thể tạo ra sự khác biệt và đóng góp vào việc hoàn thành dự án từ đầu đến cuối.
Hơn nữa, việc tuyển dụng từ bên trong giúp tiết kiệm chi phí so với việc thuê nhân sự mới mỗi khi bạn bắt đầu một sản phẩm hoặc dịch vụ mới.
Điều này cũng giúp nhân viên thoát khỏi sự đơn điệu hàng ngày, mở rộng kỹ năng của họ, đạt được mục tiêu nhanh chóng, và cũng hoàn thành dự án nhanh hơn.
Báo cáo tiến độ công việc cho các trưởng bộ phận và quản lý dự án, cũng như báo cáo cho ban giám đốc giúp làm rõ mục tiêu hơn, củng cố mục tiêu của dự án và thực hiện công việc nhanh chóng hơn.
Củng cố tinh thần làm việc nhóm
Cấu trúc ma trận giúp các thành viên trong nhóm kết nối linh hoạt với nhau và thúc đẩy sự phát triển ý tưởng sáng tạo, từ đó tăng cường khả năng hợp tác nhóm một cách hiệu quả.
4 Tình huống và Ví dụ về Cấu Trúc Tổ Chức Ma Trận
Trong phần này, chúng ta sẽ xem xét bốn tình huống và ví dụ về tổ chức ma trận để hiểu cách các công ty khác đã áp dụng mô hình này thành công. Các ví dụ này được tạo ra thông qua tính năng ClickUp Whiteboard, nơi bạn có thể bắt đầu từ một bảng trắng hoặc sử dụng các mẫu có sẵn của ClickUp để tiết kiệm thời gian.
1. Ví dụ của Philips
Ví dụ này minh họa một điểm đã được nhắc đến ở mục trước. Tổ chức ma trận có hình dạng giống như tam giác, còn tổ chức theo hình thức từ trên xuống dưới có dạng giống cây.
Trong ví dụ đầu tiên, các nhóm bán hàng, tài chính và công nghệ thông tin báo cáo cho các quản lý của mình, sau đó các quản lý này lại báo cáo cho cả tổ chức quốc gia lẫn bộ phận sản phẩm (PD). Điều này giải thích về hai chuỗi chỉ huy mà bài viết đã đề cập đến nhiều lần.
Ví dụ thứ hai cho thấy việc báo cáo cho một người lãnh đạo duy nhất. Các nhóm bán hàng, tài chính và công nghệ thông tin báo cáo cho các quản lý của mình, và các quản lý này lại báo cáo cho tổ chức quốc gia, sau đó tổ chức này báo cáo cho bộ phận sản phẩm.
Philip đã xây dựng cấu trúc ma trận mạng lưới không chính thức thông qua ClickUp Whiteboards, dưới sự hỗ trợ của Allaeddine Djaidani
2. Ví dụ từ Starbucks
Đây là cách Starbucks triển khai mô hình tổ chức theo ma trận trong công ty của họ. Chúng tôi đã sử dụng Bảng Trắng để minh họa rõ ràng cấu trúc báo cáo mà chuỗi cà phê hàng đầu này áp dụng cho hoạt động kinh doanh của mình. ☕
Hãy hình dung rằng có bốn khu vực địa lý (Bắc Mỹ, Châu Á, Mỹ Latinh và EMEA) được quản lý như các dự án riêng biệt.
Chúng ta có các Phó Chủ Tịch cấp cao, họ báo cáo cho các Phó Chủ Tịch điều hành, những người này lại báo cáo cho các Chủ Tịch nhóm, và sau đó họ báo cáo cho một trong các khu vực địa lý đã nói trên. Cuối cùng, mỗi khu vực lại báo cáo cho tổ chức toàn cầu, và tổ chức này báo cáo trực tiếp cho Tổng Giám Đốc (CEO).
Cấu trúc ma trận của Starbucks đã được thiết lập trong ClickUp Whiteboard bởi Allaeddine Djaidani
Allaeddine Djaidani
Allaeddine Djaidani
3. Phòng Ban Kỹ Thuật và Marketing
Chế độ xem Bảng Trắng một lần nữa thể hiện sự tiện lợi của nó, và chúng tôi muốn minh họa cách thức phòng ban marketing có thể áp dụng mô hình tổ chức ma trận. Một cách đơn giản để hiểu là bạn có thể phân biệt rõ ràng giữa các quản lý dự án với giám đốc nội dung, giám đốc sáng tạo, giám đốc phát triển nhu cầu, và giám đốc marketing sản phẩm.
Các thành viên trong đội ngũ cùng nhau thực hiện các công việc và báo cáo cho các quản lý dự án cũng như các giám đốc đã nêu trên. Các quản lý dự án lại báo cáo cho giám đốc quản lý dự án, và sau đó giám đốc quản lý dự án cùng với các giám đốc khác báo cáo cho người đứng đầu bộ phận marketing (CMO), người này lại báo cáo cho Giám đốc điều hành (CEO).
Mô hình tổ chức này cũng có thể được áp dụng cho các phòng ban khác trong công ty kỹ thuật (như tài chính, vận hành, v.v.), và việc sử dụng phần mềm trung tâm cuộc gọi cũng được chứng minh là một phương pháp hiệu quả để cải thiện kênh giao tiếp.
Bảng ma trận marketing được tạo trong ClickUp Whiteboard qua sự hướng dẫn của Allaeddine Djaidani
Allaeddine Djaidani
Allaeddine Djaidani
4. Ví dụ về công ty quảng cáo
Cuối cùng, chúng ta sẽ xem xét một ví dụ về cách một công ty quảng cáo có thể triển khai mô hình tổ chức ma trận trong hoạt động của mình.
Qua ví dụ này, bạn sẽ thấy các nhân viên trong các nhóm chức năng khác nhau như chuyên gia thương hiệu, người quản lý blog, nhà sản xuất video, v.v., đều báo cáo công việc cho các quản lý của từng bộ phận như marketing, sản xuất, sáng tạo và nội dung, đồng thời cũng báo cáo cho một quản lý dự án cấp hai.
Quản lý dự án cấp hai này lại báo cáo cho quản lý dự án cấp một, người này sau đó báo cáo cho trưởng bộ phận quản lý dự án (PM). Các quản lý của các chức năng chính như marketing, sản xuất và biên tập thì báo cáo trực tiếp cho các giám đốc phụ trách lĩnh vực của họ. Cuối cùng, cả trưởng bộ phận PM và các giám đốc kia đều thuộc quyền quản lý của tổng giám đốc công ty.
Cấu trúc tổ chức dạng ma trận đã được thiết lập trong công cụ ClickUp Whiteboard bởi Allaeddine Djaidani.
Dưới đây là một số ví dụ về ma trận mà bạn có thể tham khảo để lấy ý tưởng; có rất nhiều phương pháp để thiết lập một tổ chức ma trận cân đối. Nếu bạn muốn tự mình xây dựng một tổ chức ma trận, bạn hoàn toàn có thể làm điều này một cách dễ dàng thông qua tính năng Bảng Trắng của ClickUp, cũng như cách tôi đã tạo ra các ví dụ trên đây.
Hãy kéo thả các hình khối, đối tượng, chữ viết và nhiều thành phần khác lên không gian làm việc của bạn, liên kết các bước công việc lại với nhau và cùng thao tác cùng lúc với đồng nghiệp trong tính năng Bảng Trắng của ClickUp.
Bạn có thể bắt đầu từ một nền tảng trống và sử dụng chức năng kéo và thả để dễ dàng xây dựng cấu trúc tổ chức mà bạn mong muốn. Nếu bạn cần hỗ trợ khi mới bắt đầu hoặc chỉ là muốn có một khung cơ bản để phát triển, hãy thử Mẫu Bảng Tổ Chức Trên Whiteboard - công cụ này sẽ giúp ích cho bạn!
Thử Mẫu Bảng Tổ Chức Trên Whiteboard Ngay
Đến Lượt Bạn Tạo Cấu Trúc Tổ Chức Ma Trận
Chúng tôi đã giới thiệu về cấu trúc tổ chức ma trận hiệu quả và hướng dẫn bạn cách áp dụng nó trong các dự án phức tạp.
Bạn cũng có thể lựa chọn đưa biểu đồ của công ty bạn lên website để khách hàng hiểu rõ hơn về cách thức hoạt động của doanh nghiệp bạn.
Cách thức báo cáo cho nhiều người lãnh đạo giúp tăng cường sự hợp tác, tạo động lực cho nhân viên, thúc đẩy sự sáng tạo, giảm chi phí không cần thiết và mang lại giải pháp tốt hơn.
Tuy nhiên, để thực hiện được cấu trúc ma trận, bạn cần một công cụ mạnh mẽ như ClickUp!
Hãy bắt đầu sử dụng ClickUp ngay hôm nay để tiếp cận hàng trăm tính năng giúp tổ chức của bạn quản lý và thực hiện các dự án một cách hiệu quả, cũng như các công cụ hỗ trợ xây dựng tổ chức ma trận một cách hiệu quả. 🚀
Similar Articles