12 Nguyên Tắc Quản Lý Dự Án Bạn Cần Biết

Quản lý dự án là một công việc đòi hỏi sự chú ý đến nhiều khía cạnh khác nhau.

Từ việc lập ngân sách, xin phê duyệt từ các bên liên quan, xây dựng đội ngũ, theo dõi tiến độ cho đến việc soạn thảo các báo cáo...

Đó mới chỉ là những bước đầu tiên trong quá trình quản lý dự án!

Nếu bạn cảm thấy lo lắng và áp lực, hãy yên tâm!

Chúng tôi có một số thông tin hữu ích để giúp bạn:

Các nguyên tắc quản lý dự án sẽ là kim chỉ nam đáng tin cậy giúp bạn điều hướng qua quá trình quản lý dự án.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu về các nguyên tắc cơ bản của quản lý dự án, những lợi ích của chúng, và cách bạn có thể áp dụng để quản lý dự án một cách thành công.

Hãy cùng bắt đầu nào.

Các Nguyên Tắc Quản Lý Dự Án Là Gì?

Các nguyên tắc quản lý dự án là những ý tưởng cốt lõi giúp bạn thực hiện quản lý dự án một cách hiệu quả.

Thật đơn giản, đúng không?

Vậy đâu là những nguyên tắc cơ bản mà mọi quản lý dự án cần phải tuân theo?

Chúng tôi đã phân loại 12 nguyên tắc này thành 3 nhóm chính.

Cùng xem qua nhé:

Xác Định Một Dự Án

Nguyên Tắc 1: Phải Là Một Dự Án Thực Sự

Nguyên tắc đầu tiên và cơ bản nhất là công việc đó phải là một dự án.

Theo Viện Quản lý Dự án, một công việc được coi là dự án khi nó là một nỗ lực có thời hạn và mục tiêu là tạo ra giá trị.

Do đó, quản lý dự án là công cụ để quản lý hiệu quả dự án, và các nguyên tắc quản lý dự án cần phải phù hợp với định nghĩa này.

Như vậy, những công việc như xử lý yêu cầu hỗ trợ hay chỉnh sửa nội dung không được xem là dự án.

Nguyên Tắc 2: Cấu Trúc Dự Án Rõ Ràng

Một nguyên tắc quan trọng khác trong kế hoạch quản lý dự án là phải có cấu trúc dự án rõ ràng.

Nếu không có cấu trúc, dự án của bạn có thể đổ vỡ nhanh chóng giống như trò chơi xếp gỗ Jenga vậy.

Dưới đây là ba thành phần quan trọng cần được xác định rõ:

A. Mục tiêu của dự án

Bạn sẽ khởi đầu như thế nào nếu bạn không biết mình muốn đạt được điều gì ngay từ ban đầu?

Việc xác định mục tiêu sẽ khởi động mọi hoạt động và giúp bạn xây dựng kết cấu cho dự án. Hãy bắt đầu bằng việc tự hỏi: dự án yêu cầu những gì, cần phải làm những công việc gì và lý do tại sao.

Với vai trò là người quản lý dự án, bạn cần phải làm rõ mục tiêu của dự án và đảm bảo mọi người tham gia đều hiểu rõ mục tiêu này.

Nhưng bạn sẽ thiết lập mục tiêu dự án như thế nào? Và sự khác biệt giữa mục tiêu và mục đích là gì?

Sử dụng phần mềm quản lý dự án miễn phí như ClickUp sẽ giúp việc thiết lập mục tiêu và mục đích trở nên thuận tiện hơn.

B. Lịch trình thực hiện dự án

Không ai có thể có vô hạn thời gian để hoàn thành một dự án.

(trừ khi bạn có khả năng quay ngược thời gian như Tiến sĩ Strange)

Để hoàn thành dự án một cách nhanh chóng, bạn cần phải lập một lịch trình dự án được xác định rõ ràng.

Trong đó sẽ liệt kê các công việc cần thực hiện, cùng với ngày bắt đầu và kết thúc của từng công việc.

Lịch trình này cũng sẽ chỉ ra trình tự thực hiện các công việc.

C. Các Mốc Quan Trọng

Trước tiên, bạn cần xác định các mốc quan trọng của dự án, sau đó chia lịch trình thành các phần tương ứng với những mốc này.

Nó là gì?

Các mốc quan trọng là những dấu hiệu giúp bạn nhận biết dự án đã chuyển sang một giai đoạn mới.

Chẳng hạn, nếu nhóm của bạn hoàn thành các mốc chỉ trong vài ngày, điều đó cho thấy họ đang làm việc cực kỳ nhanh chóng.

Ngược lại, nếu có khoảng cách lớn giữa hai mốc, bạn cần phải kiểm tra và đẩy nhanh tiến độ công việc.

Áp dụng phương pháp này, bạn sẽ luôn đảm bảo dự án tiến triển theo đúng kế hoạch. Luôn luôn như vậy.

Thật là nhẹ nhõm!

Dưới đây là một điểm quan trọng nữa: việc đánh dấu các cột mốc quan trọng giúp tăng cường tinh thần làm việc cho nhóm.

Bởi lẽ, mọi người đều thích thấy được tiến độ công việc mình làm.

Nguyên lý 3: Xác định các sản phẩm cần giao trong dự án

Một nguyên lý quản lý dự án khác là việc định rõ các sản phẩm cần giao trong dự án.

Các sản phẩm cần giao này có thể là bất kỳ kết quả hoặc sản phẩm cụ thể nào thuộc về một quá trình hay giai đoạn nào đó của dự án.

Vậy bạn sẽ xác định các sản phẩm cần giao như thế nào?

Hãy bắt đầu bằng việc tự hỏi mình những câu hỏi sau:

• Mục tiêu của dự án là gì?

• Bạn cần những gì để đạt được mục tiêu đó?

• Việc này sẽ mất bao lâu và chi phí ra sao?

Những câu hỏi này sẽ giúp bạn xác định được những gì cần thiết để hoàn thành dự án.

Dưới đây là một số ví dụ về các sản phẩm cần giao mà nhóm của bạn có thể cần phải thực hiện:

• Trong một dự án thiết kế web, sản phẩm cần giao có thể là việc tạo ra một bản mô phỏng ban đầu.

• Trong một dự án marketing, sản phẩm cần giao có thể là một đoạn quảng cáo sáng tạo và mới lạ.

Có vẻ như mọi chuyện đang dần tốt lên cho Jim từ series 'Stranger Things!'

Một lợi ích khác khi bạn xác định trước các sản phẩm cần giao là bạn sẽ không phải vội vã bổ sung thêm yêu cầu mới giữa quá trình thực hiện dự án.

Điều này không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian, mà còn tránh việc phải làm thêm giờ để kịp tiến độ.

Như vậy, bạn sẽ không cần phải cắt giảm thời gian xem các series hình sự hấp dẫn trên Netflix.

Nguyên tắc 4: Phân bổ ngân sách dự án

Giá như bạn có một ngân sách không giới hạn thì tốt biết mấy?

Nhưng thực tế không phải lúc nào cũng vậy, trừ khi bạn có một vị thần đèn thực hiện điều ước, bạn sẽ phải làm việc trong khuôn khổ của một ngân sách dự án có hạn.

Với nguồn lực có giới hạn, bạn cần phải rất chú ý đến chi tiêu.

Hãy nhớ rằng, bạn không muốn bất ngờ khi thấy chi phí của mình vượt quá dự toán!

Dưới đây là một số cách bạn có thể áp dụng:

• xem xét các khu vực có thể tiết kiệm hoặc cắt giảm chi phí

• đảm bảo mỗi giai đoạn của dự án đều được tính toán kỹ lưỡng

• dành ra một phần ngân sách cho những chi phí không lường trước được

Việc lập ngân sách và kế toán đôi khi đòi hỏi nhiều công cụ khác nhau.

Nhưng tại sao phải dùng nhiều công cụ khi phần mềm quản lý dự án như ClickUp có thể giúp bạn quản lý tài chính một cách dễ dàng?

Với Mẫu Kế toán sẵn có của ClickUp, bạn có thể quản lý hồ sơ bán hàng, chi phí dự án, hóa đơn và nhiều hơn nữa ngay trong không gian làm việc của mình.

Nguyên tắc 5: Chiến lược thực thi rõ ràng

Trước khi bắt đầu giai đoạn thực thi, bạn cần có một bản kế hoạch và kế hoạch dự án đã được chuẩn bị. Những tài liệu này rất quan trọng cho thành công của các dự án lớn.

Bạn cần bao gồm những gì?

Giai đoạn lập kế hoạch cần có định nghĩa rõ ràng về các chỉ số hiệu suất chính (KPIs), phần mềm quản lý dự án được sử dụng, và các yếu tố rủi ro có thể ảnh hưởng đến kết quả.

Bạn cũng cần nhận diện các vấn đề tiềm ẩn có thể làm lệch hướng hoặc cản trở tiến độ của dự án.

Phân định Vai trò và Trách nhiệm trong Đội ngũ

Nguyên tắc 6: Quản lý dự án hoặc nhà tài trợ chịu trách nhiệm

Một nguyên tắc cơ bản khác là phải có một người, có thể là quản lý dự án, chịu trách nhiệm cho thành công của dự án. Người này sẽ đại diện và phối hợp với ban lãnh đạo.

Do vai trò này liên quan đến nhiều lĩnh vực khác nhau, quản lý dự án cần có kỹ năng giao tiếp tốt, hiểu biết về kinh doanh và công nghệ, cũng như kinh nghiệm trong việc phân chia công việc.

Nguyên tắc 7: Phân công vai trò và trách nhiệm cho từng thành viên

Biết mục tiêu dự án và đặt ra mục tiêu là chưa đủ.

Bạn cần phải xác định rõ nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên trong đội.

Nếu không làm được điều này, dự án của bạn có nguy cơ thất bại ngay từ khi bắt đầu!

Khi mỗi người trong đội biết rõ trách nhiệm của mình, họ sẽ chịu trách nhiệm với công việc được giao và không mất thời gian để tìm hiểu rõ về dự án.

Xác định Giá trị Cốt lõi

Nguyên tắc 8: Giao tiếp minh bạch giữa các thành viên trong đội

Giao tiếp kém trong nhóm sẽ dẫn đến kết quả không tốt.

Trong quản lý dự án, việc thiết lập giao tiếp mạnh mẽ ngay từ ngày đầu là mục tiêu chính của bạn.

Bạn không muốn giao tiếp trong dự án trở thành trò đổ lỗi qua lại giữa các thành viên.

Bởi vì điều đó có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng.

Vậy tại sao lại như vậy?

Việc giao tiếp rõ ràng với nhóm là yếu tố quan trọng để tránh những sai sót. Mỗi người trong nhóm sẽ biết họ cần làm gì và người khác đang làm những công việc gì, từ đó tạo nên một quy trình làm việc hiệu quả.

Hơn nữa, giao tiếp rõ ràng cũng giúp bạn nhận biết và khen ngợi những thành tựu của các thành viên trong nhóm.

Nguyên tắc 9: Đồng bộ hoá trong toàn tổ chức

Đây là một nguyên tắc quan trọng để tránh vấn đề phát sinh sau này khi dự án phát triển.

Các bên liên quan và người quản lý dự án cần phải làm việc cùng nhau để đảm bảo mọi phần của tổ chức đều hỗ trợ lẫn nhau, bao gồm sứ mệnh, cấu trúc và hệ thống của công ty.

Xác định một cơ sở quản lý hiệu suất với ba thành phần cơ bản – chi phí, lịch trình và phạm vi dự án – là việc làm quan trọng để đảm bảo phù hợp với giá trị của công ty và xác định phạm vi cho dự án lớn hơn.

Sau khi đã thiết lập được những kỳ vọng rõ ràng với ban quản lý và chỉ định một người quản lý dự án chịu trách nhiệm cho các hoạt động của dự án, người này cần được tự do trong việc đưa ra quyết định liên quan đến dự án.

Nguyên tắc 10: Minh bạch và chịu trách nhiệm

Tiếp theo là nguyên tắc quản lý dự án khác.

Tính minh bạch của dự án.

Nếu bạn không phải là một điệp viên đang trốn chạy, thì việc giấu diếm thông tin là một quyết định xấu.

Khi bạn giấu kín dữ liệu hoặc tình trạng của dự án khỏi các bên liên quan và nhà tài trợ, nó sẽ gây ra rắc rối cho bạn về sau.

Và điều này có thể làm giảm lòng tin giữa nhóm của bạn và các bên liên quan.

Tuy nhiên, nếu bạn và đội của bạn luôn giữ sự rõ ràng trong công việc thì những vấn đề này sẽ không xảy ra.

Khi mọi người đều có quyền truy cập vào thông tin cần thiết về dự án, bao gồm tình hình hiện tại, các mục tiêu quan trọng và lịch trình, mọi chuyện sẽ trôi chảy hơn nhiều.

Vậy kết quả là gì?

Đội ngũ của bạn sẽ cảm thấy hứng thú hơn trong công việc, và họ cũng sẽ cảm thấy vui vẻ, hài lòng hơn với những gì họ làm.

Với tính năng Khách mời của ClickUp, bạn có thể cộng tác với những người không thuộc đội nhóm của mình, như các đối tác hay khách hàng.

Nguyên tắc 11: Quản lý và nhận diện rủi ro

Mỗi dự án đều tiềm ẩn những rủi ro nhất định. Điều này càng trở nên rõ ràng khi bạn phải quản lý nhiều phần việc phức tạp trong quản lý dự án doanh nghiệp.

Hãy thử sử dụng những công cụ phần mềm quản lý dự án doanh nghiệp này!

Khi bạn nhận diện được những rủi ro từ trước khi dự án bắt đầu, bạn sẽ sẵn sàng hơn để đối phó với bất kỳ vấn đề nào có thể xuất hiện sau này.

Và không chỉ có vậy:

• Bạn có thể tránh được việc chậm trễ trong việc thực hiện dự án

• Các thành viên trong đội dự án sẽ biết cách xử lý các rủi ro

• Bạn có thể hạn chế hoặc loại bỏ ảnh hưởng của các vấn đề đến dự án

Áp dụng cách làm này, bạn cũng có thể thành lập một nhóm riêng để tập trung giải quyết các rủi ro xuất hiện trong quá trình thực hiện dự án.

Hãy xem qua những mẫu quản lý rủi ro này!

(Chúng tôi nghĩ 'Nhóm Diệt Rủi Ro' sẽ là cái tên thích hợp cho nhóm này.😉)

Nguyên tắc 12: Đánh giá tiến độ dự án

Việc theo dõi và đánh giá tiến độ là một nguyên tắc cơ bản và rất quan trọng trong quá trình quản lý dự án.

Hãy tưởng tượng nếu không có sự theo dõi này.

Làm việc từ xa sẽ trở nên như thế này...

Với Bảng Gantt của ClickUp, bạn có thể theo dõi tất cả công việc cần làm, hạn hoàn thành và danh sách những người trong nhóm được giao nhiệm vụ.

Đó chính là tất cả những điều cần biết.

Chúng ta đã tổng hợp các nguyên tắc quản lý dự án thành công vào ba nhóm chính.

Câu Hỏi Thường Gặp

Những nguyên tắc cơ bản của quản lý dự án là gì?

Dù có một số quan điểm khác biệt về chi tiết, nhưng những nguyên tắc cơ bản của quản lý dự án bao gồm: xác định rõ ràng dự án qua cấu trúc, kết quả đầu ra và chiến lược; phân định rõ ràng vai trò của từng thành viên trong nhóm, bao gồm cả người quản lý dự án, và xây dựng các giá trị như sự phối hợp tổ chức, giao tiếp, minh bạch, trách nhiệm, quản lý rủi ro và đánh giá hiệu suất.

Có bao nhiêu nguyên tắc quản lý dự án?

Có tổng cộng 12 nguyên tắc, được chia thành ba nhóm chính – xác định dự án, xác định vai trò và trách nhiệm, và thiết lập các giá trị cốt lõi.

Kết Luận

Các nguyên tắc quản lý dự án là nền tảng cho mọi doanh nghiệp, không phân biệt quy mô lớn hay nhỏ.

Áp dụng chúng một cách thông minh, và mọi dự án của bạn đều sẽ thành công rực rỡ!

Tuy nhiên, chỉ những nguyên tắc này thôi chưa đủ để bạn quản lý toàn bộ một dự án một mình.

May mắn là, những công cụ như ClickUp được thiết kế riêng để giải quyết những công việc nặng nhọc, hỗ trợ bạn trong mọi nhiệm vụ, lịch trình và quản lý nhóm.

Dù bạn áp dụng phương pháp Waterfall, Agile hay Lean, ClickUp có đủ tính năng cần thiết để bạn tổ chức công việc một cách hiệu quả.

Vậy nên, hãy bắt đầu sử dụng ClickUp miễn phí ngay hôm nay, và việc quản lý dự án sẽ trở nên thuận tiện hơn bao giờ hết.