12 Lời Khuyên Khi Lập Kế Hoạch Họp với ClickUp

Việc dùng phần mềm quản lý dự án để chuẩn bị nghị trình có thể hơi khó khăn, nhưng chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn! Có thể bạn sẽ thấy không cần thiết lắm, nhưng nếu không dùng nó thì sao? Chẳng lẽ lại quay về với việc dùng bút và giấy để ghi chép kế hoạch như xưa? Bây giờ đã không còn là năm 1990 nữa rồi!

Có một lý do khiến nhiều đội ngũ xuất sắc chọn ClickUp là công cụ cho các cuộc họp và lập nghị trình của họ. ClickUp cung cấp nhiều tính năng hữu ích, từ việc sắp xếp những lịch trình đơn giản cho đến việc lập ra một lịch trình chi tiết cho các cuộc họp nhóm. Hãy cùng bắt đầu nào!

12 Tính Năng Hay Nhất của ClickUp Để Lập Kế Hoạch Họp

Dưới đây là những tính năng hay nhất để lập kế hoạch cho một cuộc họp hoặc tạo nghị trình cho cuộc họp sử dụng ClickUp:

1. Notepad

Bước đầu tiên trong mọi việc luôn là lập kế hoạch, hoặc ít nhất bạn cũng nên làm như vậy. Nhiều người e ngại việc này vì nghĩ rằng nó phức tạp và không cần thiết, nhưng ClickUp đã làm cho việc này trở nên đơn giản! Notepad cho phép bạn nhanh chóng ghi lại ý tưởng ngay khi chúng xuất hiện trong đầu. Và nếu bạn đang trong nhóm ClickUp tại nơi làm việc và không muốn đồng nghiệp nhìn thấy kế hoạch ăn tối của bạn? Điều tuyệt vời là notepad hoàn toàn kín đáo và chỉ dành riêng cho bạn. Bạn còn có thể thêm nó vào trình duyệt Chrome của mình qua tiện ích mở rộng và sử dụng mọi lúc khi lướt web. Nó đồng bộ với tài khoản ClickUp chính của bạn! Đây là điểm khởi đầu tốt để bạn bắt đầu lập nghị trình và ghi chép ý tưởng mỗi khi chúng nảy ra trong đầu bạn.

2. List and task due dates

Bạn có thể đặt hạn chót cho cả một danh sách công việc hoặc từng nhiệm vụ riêng lẻ. Điều này rất quan trọng nếu bạn có những việc cần hoàn thành trước khi cuộc họp diễn ra. Hãy sử dụng hạn chót để mọi người trong nhóm đều biết rõ hạn hoàn thành công việc và giữ mọi thứ được kiểm soát! Bạn có thể thêm chương trình nghị sự cuộc họp vào phần mô tả của nhiệm vụ, xem chi tiết bên dưới!

3. Task description

Khi bạn đã xác định được thời gian tổ chức cuộc họp và đã nghĩ ra một số ý tưởng ban đầu, bạn cần thiết lập một chương trình nghị sự và nhận ý kiến đóng góp từ đội ngũ của mình. Tại ClickUp, chúng tôi thường đưa chương trình nghị sự vào phần mô tả nhiệm vụ và bạn có thể chỉnh sửa nó theo ý muốn với các công cụ soạn thảo văn bản phong phú. Mọi người có thể thêm ý kiến của họ vào phần bình luận để làm phong phú thêm nghị sự.

4. Assigned comments

Sau khi mọi người đưa ra ý kiến, bạn có thể sử dụng phần bình luận để tạo ra các mục tiêu cụ thể hoặc nhiệm vụ cho từng người thông qua việc giao nhiệm vụ trong bình luận. Những tính năng khác cũng rất hữu ích để đảm bảo mọi việc cần thiết cho cuộc họp được hoàn thành đúng hạn.

5. Chrome extension

Giả sử bạn đang lướt web và nhận ra rằng bạn cần tạo một nhiệm vụ từ trang web bạn đang xem để không quên thảo luận nó trong cuộc họp sắp tới... ClickUp có giải pháp cho điều này! Tiện ích mở rộng Chrome của chúng tôi cho phép bạn nhanh chóng tạo nhiệm vụ từ trang web bạn đang truy cập. Bạn thậm chí có thể đặt một Danh sách mặc định để dễ dàng thêm nhiệm vụ vào danh sách chuẩn bị cho cuộc họp.

6. Task templates

Các mẫu nhiệm vụ mới của chúng tôi giúp bạn lưu lại và tái sử dụng các nhiệm vụ thường xuyên cần thiết. Điều này rất tiện lợi cho các cuộc họp. Tại ClickUp, chúng tôi thường bắt đầu cuộc họp bằng cách xem lại nội dung họp hàng tuần, do đó việc sử dụng mẫu nhiệm vụ giúp chúng tôi duy trì cùng một quy trình mỗi lần. Điều này cũng giúp đảm bảo sự nhất quán dù ai là người trực hay quản lý. Hãy tận dụng tính năng này khi bạn chuẩn bị cho cuộc họp kế tiếp.

7. Recurring tasks

Hầu như mọi văn phòng đều có những nhiệm vụ cần được thực hiện theo lịch trình cố định. Nhiệm vụ định kỳ là giải pháp tuyệt vời cho việc này, giúp đảm bảo các công việc được thực hiện đều đặn theo lịch trình hoặc được tái khởi động sau khi đã hoàn thành. Các nhiệm vụ định kỳ của chúng tôi rất linh hoạt và cho phép bạn thiết lập nhiều loại lịch trình khác nhau. Đây là một tính năng nổi bật của ClickUp so với các đối thủ và giúp bạn dễ dàng lên lịch cho các công việc hàng tuần.

8. Dependencies

Chúng ta thường có những nhiệm vụ không thể thực hiện cho đến khi cuộc họp kết thúc hoặc chương trình nghị sự được hoàn thiện... đây là lúc tính năng phụ thuộc nhiệm vụ phát huy tác dụng. Nó cho phép bạn thiết lập các nhiệm vụ phụ thuộc lẫn nhau, giúp tránh nhầm lẫn về thời điểm bắt đầu công việc.

9. Tags

Thẻ đánh dấu là cách tốt để quản lý tất cả các nhiệm vụ liên quan đến cuộc họp của bạn, kể cả khi chúng nằm trong các danh sách khác nhau. Bạn có thể dễ dàng gắn thẻ cho tất cả các nhiệm vụ liên quan đến "standup" và tìm kiếm chúng qua các danh sách bằng cách sử dụng bộ lọc.

10. Calendar

Bạn có thể xem tất cả các nhiệm vụ có hạn chót trên lịch của mình. Thêm vào đó, chúng tôi cung cấp tính năng đồng bộ hai chiều với Google Calendar, giúp bạn cũng có thể xem các nhiệm vụ ClickUp trên lịch Google của mình, dù là trên máy tính hay ứng dụng di động.

11. Checklists

Bạn có thể sử dụng danh sách kiểm tra trong các nhiệm vụ hoặc trong notepad tùy theo nhu cầu của bạn. Thông thường, nếu chỉ có một người dẫn dắt cuộc họp, người đó sẽ sử dụng danh sách kiểm tra trong notepad của mình vì đây là cách đơn giản để ghi lại nhanh chóng các ghi chú cuộc họp. Danh sách kiểm tra có thể đánh dấu hoàn thành và sắp xếp theo cấp độ nếu có mối liên hệ giữa các nhiệm vụ.

Nếu cuộc họp là sự cộng tác của nhiều người, việc sử dụng danh sách kiểm tra trong một nhiệm vụ sẽ giúp mỗi thành viên có thể đánh dấu hoàn thành các mục tiêu của mình.

12. Use Slack

Nhóm của bạn có sử dụng Slack để giao tiếp và giảm bớt email không? Hoặc nhóm của bạn làm việc từ xa và phân bố qua nhiều múi giờ, và Slack là công cụ không thể thiếu để cập nhật thông tin và tiến độ công việc? ClickUp cũng có thể hỗ trợ bạn trong trường hợp này. Nếu có một ý tưởng hay nhiệm vụ xuất hiện trong cuộc trò chuyện Slack, bạn có thể chuyển đổi tin nhắn Slack thành một nhiệm vụ hoặc bình luận một cách tự động. Xem thêm thông tin về cách Slack kết hợp với ClickUp.

Kết luận

Danh sách này khá dài, và có lý do cho điều đó! Chúng tôi cung cấp rất nhiều tính năng hỗ trợ việc tạo chương trình nghị sự và tổ chức cuộc họp. Tất cả các tính năng đều có thể tùy chỉnh cao, vì vậy dù bạn cần gì, chúng tôi đều có thể đáp ứng!