10 Lợi Ích Của Phần Mềm Quản Lý Dự Án Đối Với Các Nhóm Làm Việc

Hãy để chúng tôi đặt câu hỏi này: Bạn quản lý dự án của mình như thế nào?

Các nhóm làm việc có nhiều cách tiếp cận khác nhau. Họ sử dụng email hoặc tài liệu để lập kế hoạch. Nhiều người sử dụng Bảng tính để theo dõi công việc. Công cụ doanh nghiệp như Google Suite có các tính năng checklist mà một số nhóm sử dụng.

Mặc dù những phương pháp này rất phổ biến, chúng thường không hiệu quả. Là một người quản lý dự án, bạn hiểu điều đó, và đó là lý do bạn đang đọc bài viết này!

Vậy, chúng ta hãy bắt đầu khám phá mười lợi ích của phần mềm quản lý dự án. Và làm thế nào bạn có thể tích hợp công cụ quản lý dự án tốt nhất vào dự án của mình.

Phần Mềm Quản Lý Dự Án Là Gì?

Phần mềm quản lý dự án là một công cụ số giúp bạn quản lý mọi khía cạnh của dự án, bao gồm công việc, thành viên trong nhóm, phân bổ nguồn lực, mục tiêu và bảng điều khiển báo cáo.

Những Nhóm Làm Việc Nào Có Thể Hưởng Lợi Từ Phần Mềm Quản Lý Dự Án?

Công cụ quản lý dự án tốt nhất có thể mang lại lợi ích cho mọi loại hoạt động hay nhóm làm việc. Cho dù bạn đang lên kế hoạch cho bữa tiệc cưới, cải tạo nhà bếp, hay ra mắt sản phẩm công nghệ phức tạp, giải pháp quản lý dự án sẽ đáp ứng nhu cầu của bạn. Hãy xem một số ví dụ trong môi trường làm việc.

Công nghệ thông tin (IT): Dự án IT rất kỹ thuật, với các thông số kỹ thuật phức tạp. Công việc thường có sự phụ thuộc lẫn nhau. Quản lý dự án đòi hỏi kế hoạch chi tiết và phức tạp, cùng với sự hợp tác giữa các bên liên quan chéo chức năng, như các nhà phân tích kinh doanh, nhà phát triển, người kiểm thử, quản trị hệ thống và người dùng cuối.

Phần mềm quản lý dự án giúp các nhóm IT xác định yêu cầu, lập kế hoạch thời gian, thiết lập cột mốc, phân bổ nguồn lực, theo dõi tiến độ và minh họa sự phụ thuộc bằng các tính năng như biểu đồ Gantt.

Nhân sự: Bộ phận nhân sự có nhiều trách nhiệm từ tuyển dụng, đào tạo, quản lý lương thưởng, quản lý hiệu suất, tương tác nhân viên, chấm dứt hợp đồng và hơn thế nữa.

Họ cần một phần mềm quản lý dự án để phối hợp tất cả các hoạt động trong suốt chu kỳ làm việc của nhân viên, từ đăng tin tuyển dụng và lên lịch phỏng vấn đến tạo kế hoạch giữ chân nhân viên và thanh toán cuối cùng.

Marketing: Các nhóm marketing quản lý nhiều chiến dịch, công việc sáng tạo, lặp lại và tối ưu hóa. Các nền tảng quản lý dự án giúp các nhóm marketing thu thập brief từ các bộ phận khác, đánh giá sản phẩm sáng tạo, lặp lại nội dung quảng cáo và theo dõi thành công dựa trên các chỉ số như tỷ lệ tương tác, tạo lead và ROI.

Bán hàng: Khi nhóm marketing tạo ra lead, họ cần chuyển giao nó một cách suôn sẻ cho nhóm bán hàng để đóng gói.

Nhóm bán hàng sử dụng phần mềm quản lý dự án để thiết lập các giai đoạn của quy trình bán hàng, theo dõi trạng thái, xác định các điểm nghẽn và ưu tiên nỗ lực để di chuyển lead qua pipeline một cách hiệu quả. Bạn cũng có thể tích hợp với hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM) để phân tích chi tiết.

Xây dựng: Dự án xây dựng liên quan đến nhiều nguyên vật liệu, máy móc, nguồn lực có kỹ năng và tuân thủ chất lượng. Phần mềm quản lý dự án xây dựng giúp quản lý tất cả mọi thứ, từ công việc chuẩn bị ban đầu đến kiểm tra cuối cùng, bao gồm cả rủi ro liên quan đến an toàn lao động và tác động môi trường.

Hoạt động: Hoạt động kinh doanh tốt phụ thuộc vào việc có các quy trình làm việc rõ ràng và có thể lặp lại. Phần mềm quản lý dự án cho phép các nhóm hoạt động thiết kế, triển khai và theo dõi quy trình làm việc của họ. Ví dụ, bạn có thể sử dụng mindmaps để thiết kế, công việc/phụ công việc để thiết lập, checklist để kiểm soát chất lượng, báo cáo để quản lý rủi ro, v.v.

Tài chính: Từ lập ngân sách đến kiểm toán, các nhóm tài chính quản lý nhiều dự án, giống như HR. Công cụ quản lý dự án cung cấp các tính năng và mẫu được xây dựng đặc biệt cho việc lập kế hoạch ngân sách, theo dõi chi phí, dự báo và theo dõi tài chính của tổ chức.

Một số công cụ có thể tự động tạo báo cáo như bảng kê luồng tiền và phân loại các báo cáo chi phí cũng như vậy.

Cho dù bạn làm công việc gì trong công ty, việc sử dụng một phần mềm quản lý dự án hiệu quả có thể mang lại nhiều lợi ích. Dưới đây là những cách mà nó có thể giúp bạn.

Lợi ích của việc dùng Phần mềm Quản lý Dự án

Phần mềm quản lý dự án không chỉ giúp bạn quản lý công việc mà còn mang lại nhiều lợi ích khác như tăng cường sự hợp tác và giao tiếp trong nhóm, giảm thiểu rủi ro. Hãy xem qua 10 lợi ích chính sau đây.

1. Tính minh bạch và kiểm soát

Khác với việc sử dụng bảng tính hay email, phần mềm quản lý dự án giúp bạn theo dõi và kiểm soát công việc một cách rõ ràng hơn. Bạn có thể nhìn thấy toàn bộ các nhiệm vụ, khối lượng công việc của từng người trong nhóm, tiến độ dự án, các yếu tố liên quan và điểm tắc nghẽn cụ thể. Điều này giúp bạn điều chỉnh kế hoạch để luôn đảm bảo công việc diễn ra suôn sẻ.

2. Sự rõ ràng

Phần mềm quản lý dự án tổng hợp mọi thông tin liên quan đến dự án vào một nơi duy nhất. Nó giúp mọi người dễ dàng tìm kiếm thông tin cần thiết trong không gian làm việc của họ. Ví dụ, một nhiệm vụ có thể bao gồm mô tả chi tiết, yêu cầu của người dùng, tiêu chí hoàn thành, thời hạn và các yếu tố liên quan khác. Điều này giúp mỗi thành viên trong nhóm có cái nhìn rõ ràng và hành động một cách chính xác.

3. Làm việc từ xa hiệu quả

Với phần mềm quản lý dự án trên đám mây, bạn có thể truy cập vào dữ liệu dự án và giao tiếp mọi lúc, mọi nơi. Điều này rất hữu ích cho các nhóm làm việc ở các múi giờ khác nhau, tạo điều kiện cho việc làm việc từ xa hoặc theo mô hình lao động linh hoạt một cách hiệu quả.

4. Thúc đẩy năng suất

Phần mềm quản lý dự án giúp tăng năng suất cho nhóm của bạn. Nó không chỉ giúp sắp xếp công việc theo cấu trúc quản lý dự án mà còn khuyến khích mọi người làm việc theo quy trình đã được thiết lập. Các tính năng như tự động hóa trong ClickUp giúp loại bỏ công việc lặp đi lặp lại, và khả năng tích hợp với các công cụ khác như ERP hay CRM giúp trao đổi dữ liệu mượt mà hơn.

Điều này giúp mọi người tập trung vào những phần quan trọng của dự án, từ đó tăng tổng thể năng suất và giảm sai sót.

5. Hiệu quả công việc

Để công việc được tiến hành hiệu quả, nhóm cần biết:

Công việc cần làm: Mô tả nhiệm vụ
Cách thực hiện: Tiêu chí hoàn thành
Thời gian hoàn thành: Hạn chót
Người thực hiện: Trách nhiệm và sự chịu trách nhiệm

Phần mềm quản lý dự án giúp bạn quản lý tất cả những điều này. Nó giúp nhóm lên kế hoạch và sắp xếp công việc theo thời gian biểu, tối đa hóa hiệu suất làm việc mà không gây ra tắc nghẽn không cần thiết. Theo thời gian, nó cũng giúp cải thiện quy trình làm việc để nâng cao hiệu quả.

6. Giảm căng thẳng và kiệt sức

Quản lý dự án hiệu quả đòi hỏi việc phân công công việc phù hợp cho từng người, tránh gây áp lực quá mức. Phần mềm giúp bạn theo dõi được lượng công việc hiện tại và khả năng của từng thành viên trong nhóm.

Phần mềm quản lý dự án giúp các đội nhóm ước tính thời gian cần thiết để hoàn thành công việc và đặt ra giới hạn cho lượng công việc họ có thể xử lý. Điều này rất quan trọng để giảm bớt áp lực và nguy cơ kiệt sức cho nhân viên.

7. Giảm thiểu rủi ro

Phần mềm quản lý dự án giúp phát hiện các rủi ro tiềm ẩn từ sớm trong quá trình thực hiện dự án. Ví dụ, nếu bạn lên kế hoạch cho một dự án kéo dài ba tháng nhưng lại có một lập trình viên nghỉ phép cả tháng thứ hai, bạn sẽ được thông báo trước.

Nhờ vậy, nhóm có thể lên kế hoạch giảm thiểu rủi ro trước khi chúng trở thành vấn đề, giúp tiết kiệm chi phí và đảm bảo dự án diễn ra suôn sẻ.

8. Neo đậu

Trong môi trường dự án bận rộn, không hiếm khi các thành viên trong nhóm mấtv phương hướng với công việc của mình, nhất là khi thị trường biến đổi và ưu tiên thay đổi nhanh chóng.

Phần mềm quản lý dự án giống như điểm tựa cho nhóm. Người quản lý dự án có thể cập nhật thay đổi và chỉ định ưu tiên mới mà mọi người có thể thấy ngay lập tức.

Mỗi thành viên có thể mở công cụ quản lý dự án và rõ ràng biết họ cần làm gì mỗi ngày, giữ vững tập trung vào những công việc quan trọng.

9. Chia sẻ kiến thức

Trong công việc hiện đại, kỹ năng và kiến thức không chính thức của mỗi người là tài sản quý giá nhất của tổ chức. Việc chia sẻ kiến thức này là yếu tố cốt lõi cho sự thành công của dự án.

Công cụ quản lý dự án tốt ghi lại kiến thức này theo cách chủ động và không chủ động. Các hợp đồng, thỏa thuận và quy trình có thể được ghi chép lại một cách cụ thể. Trong khi đó, các cuộc trò chuyện và bình luận ghi lại kiến thức không chính thức - những cách làm việc không được ghi lại một cách rõ ràng.

Với phần mềm quản lý dự án hiệu quả, bạn có thể lưu trữ được kho kiến thức mà trước đây bạn không thể.

10. Tầm nhìn xa

Bạn có thể nghĩ rằng phần mềm quản lý dự án chỉ ghi lại công việc theo thời gian thực, nhưng thực tế nó còn liên quan đến việc nhìn xa trông rộng. Khi sử dụng công cụ này, bạn tạo ra các chuẩn mực cho cách làm việc dựa trên kinh nghiệm lâu dài. Ví dụ, bạn sẽ biết:

Mất bao lâu để thiết kế một ebook
Review code mất bao nhiêu ngày
Số lỗi xuất hiện trên mỗi 1000 dòng mã là bao nhiêu
Ai là thành viên làm việc hiệu quả nhất và kém hiệu quả nhất

Tùy vào nhu cầu, bạn có thể theo dõi các chỉ số quan trọng với mình. Dựa vào những số liệu này, bạn có thể dự đoán một cách chính xác những gì cần thiết để hoàn thành dự án tiếp theo một cách hiệu quả. Bạn cũng có thể từ đó tạo ra mẫu kế hoạch dự án của riêng mình cho các quản lý mới.

Để tận dụng những lợi ích này, bạn cần phải chọn đúng phần mềm quản lý dự án. Dưới đây là hướng dẫn để bạn có thể lựa chọn.

Các Tính Năng Cần Quan Tâm Khi Chọn Phần Mềm Quản Lý Dự Án

Các tính năng bạn cần trong phần mềm quản lý dự án là những tính năng quan trọng nhất với bạn. Nếu bạn quản lý các dự án theo hợp đồng với số lượng công việc cố định hàng tuần, bạn sẽ cần tính năng quản lý nhiệm vụ. Nếu bạn điều hành dự án bán hàng, bạn sẽ cần tính năng CRM.

Tuy nhiên, không phụ thuộc vào yêu cầu cụ thể của bạn, có một số tính năng mà bất kỳ phần mềm quản lý dự án miễn phí tốt nào cũng cần có. Đây là những tính năng đó.

Quản Lý Nhiệm Vụ Chi Tiết

Điều đầu tiên và quan trọng, khả năng chia nhỏ các dự án lớn và phức tạp thành các nhiệm vụ nhỏ, dễ quản lý là một trong những tính năng quan trọng nhất của phần mềm quản lý dự án.

Với nhiệm vụ ClickUp, bạn có thể chia dự án của mình thành các danh sách, nhiệm vụ, nhiệm vụ phụ và danh sách kiểm tra.

Nếu có nhiều hơn một nhiệm vụ? Không sao cả. Bạn có thể phân loại chúng thành các mục tiêu, tính năng, lỗi, hoặc phản hồi.

Thêm mô tả, giao nhiệm vụ cho người thực hiện và đặt thời hạn cho từng nhiệm vụ hoặc nhiệm vụ phụ. Thiết lập các mối liên kết phụ thuộc để bạn được thông báo khi có sự chậm trễ ảnh hưởng đến tiến độ của nhiều nhiệm vụ. Tự động hóa các nhiệm vụ định kỳ như kiểm tra hàng tuần hay ngày thanh toán.

ClickUp cung cấp phần mềm quản lý công việc linh hoạt tuyệt đối

Quản lý thời gian toàn diện

Hầu hết các dự án đều tuân theo mô hình thanh toán theo thời gian và nguyên vật liệu, điều này có nghĩa là thời gian chính là tiền bạc. Trong những trường hợp như vậy, bạn nên tìm kiếm một phần mềm cho phép bạn theo dõi thời gian một cách chính xác.

Quản lý thời gian của ClickUp bao gồm nhiều tính năng được thiết kế tỉ mỉ.

Trước khi bạn đưa ra đề xuất dự án, hãy ước lượng thời gian bạn cần cho từng công việc (và thiết lập nó trong chế độ xem công việc)
Khi bạn đang làm việc trên công việc đó, hãy theo dõi thời gian bằng cách sử dụng bộ hẹn giờ bắt đầu-và-dừng hoặc chỉ cần thêm thời gian đã làm
Phân loại thời gian có thể tính phí
So sánh thời gian ước lượng với thời gian đã theo dõi và tối ưu hóa kế hoạch dự án trong tương lai

Theo dõi thời gian toàn diện với ClickUp

Đặt mục tiêu cho các chỉ số hướng dẫn cốt lõi của bạn

Việc thiết lập rõ ràng các mục tiêu dự án và các chỉ tiêu mang lại cho đội nhóm một mục đích và hướng đi trong công việc hàng ngày. Công cụ quản lý dự án của bạn cần phải hỗ trợ bạn trong việc đặt ra các chỉ tiêu, lĩnh vực trách nhiệm chính (KRAs) và các chỉ số hiệu suất chính (KPIs) cho cả đội nhóm lẫn cá nhân.

ClickUp Goals được thiết kế linh hoạt để phù hợp với nhiều khung đặt mục tiêu khác nhau. Theo dõi tiến độ dự án với các mục tiêu về số lượng, tài chính, đúng/sai, và công việc cụ thể. Đội ngũ bán hàng có thể đặt các chỉ tiêu doanh thu, đội ngũ kỹ thuật có thể đặt các chỉ tiêu sprint, đội ngũ marketing có thể đặt các chỉ tiêu về tạo lead, và nhiều hơn nữa.

Mục tiêu linh động cùng ClickUp Goals

Giao tiếp và cộng tác dựa trên ngữ cảnh

Để các nhóm làm việc có thể trao đổi thông tin một cách rõ ràng theo từng hoàn cảnh, họ cần một không gian làm việc trực tuyến, và đây chính là nhiệm vụ của phần mềm quản lý dự án. Hãy chú trọng tìm kiếm những tính năng hỗ trợ giao tiếp và cộng tác một cách toàn diện.

ClickUp cung cấp đầy đủ các tính năng giao tiếp giúp các nhóm có thể cộng tác cùng lúc hoặc không cùng lúc. Một số tính năng giao tiếp được ưa chuộng bao gồm:

Bình luận theo cấp độ dưới mỗi nhiệm vụ
Chế độ xem Chat tổng hợp tất cả tin nhắn tại một nơi
Sử dụng @đề cập trong wikis, Docs, bình luận, và nhiều hơn nữa
Tích hợp trang web, bảng tính, video, và các công cụ khác của ClickUp
Biên tập nâng cao với các lệnh /Slash Commands

Giao diện Trò chuyện ClickUp

Tính năng phát hiện người cùng làm việc trên ClickUp giúp bạn nhận biết ai đang online. Khi bạn và đồng nghiệp cùng xem một công việc hoặc cùng chỉnh sửa một tài liệu trên ClickUp, hệ thống sẽ cho bạn biết bạn đang làm việc cùng với ai.

Bảng trắng ClickUp tạo điều kiện cho nhóm của bạn cùng nhau phác thảo quy trình công việc, đưa ra ý tưởng mới, và thậm chí chuẩn bị các bảng tâm trạng trước khi quyết định thiết kế.

Bạn có thể gắn thẻ cho thành viên trong nhóm hoặc phân công nhiệm vụ ngay trên Bảng trắng để nhanh chóng triển khai ý tưởng thành công việc cụ thể.

Áp dụng sơ đồ quy trình với ClickUp

Tùy chỉnh hiển thị

Người quản lý dự án cần được nhìn nhận các dự án theo cách riêng của họ. Có thể bạn muốn sử dụng giao diện danh sách để theo dõi mọi nhiệm vụ sắp tới, giao diện Kanban để phân loại nhiệm vụ theo trạng thái, giao diện lịch để lập kế hoạch, và giao diện dòng thời gian để giám sát sự chồng chéo và các mối phụ thuộc.

Khi lựa chọn giải pháp phần mềm quản lý dự án, hãy đảm bảo rằng bạn có đủ tất cả các giao diện cần thiết. Hơn 15 giao diện của ClickUp cho phép bạn theo dõi công việc từ mọi góc độ!

Visual hóa quy trình làm việc với Sơ đồ tư duy ClickUp

Theo dõi tiến độ chính xác

Làm thế nào để bạn đánh giá thành công của dự án? Hãy chắc chắn rằng công cụ bạn lựa chọn có đầy đủ các tính năng phân tích cần thiết để theo dõi tiến độ.

Bảng điều khiển ClickUp cung cấp cái nhìn tổng quan theo thời gian thực về các chỉ số mà bạn lựa chọn. Tùy chỉnh bảng điều khiển để xem những thông tin quan trọng đối với bạn, từ đó đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu nhằm đạt được mục tiêu quản lý dự án của bạn.

Nhận ngay các báo cáo tức thì và những hiểu biết quan trọng với bảng điều khiển ClickUp

Khả năng tùy chỉnh

Phần mềm của bạn cần phải tăng cường khả năng cho bạn theo dõi phương pháp quản lý dự án độc đáo của riêng mình. ClickUp được thiết kế để linh hoạt.

Các góc nhìn ClickUp để bạn có thể quan sát dự án theo cách bạn cần
Các trường tùy chỉnh để thu thập thông tin bạn cần. Chẳng hạn, tạo một trường tùy chỉnh cho 'ngày chấp nhận tính năng' để theo dõi thời gian khách hàng mất để chấp nhận/phê duyệt giao hàng
Các trạng thái tùy chỉnh để thiết kế luồng công việc của bạn. Ví dụ, thêm các trạng thái như 'tạm dừng', 'từ chối', hoặc 'danh sách mong muốn' để phân loại các nhiệm vụ không quan trọng hoặc không cấp bách

Các tính năng quản lý dự án AI

Với khả năng tăng cường của AI trong nhiều lĩnh vực, quản lý dự án không nên bị bỏ lại phía sau. Công cụ quản lý dự án AI nâng cao các khía cạnh khác nhau trong công việc của bạn.

ClickUp Brain hoạt động như trợ lý ảo của bạn 24/7, giúp bạn với nhiều nhiệm vụ hàng ngày—tóm tắt ghi chú cuộc họp, kiểm tra tài liệu, đặt câu hỏi về quy trình, và đưa ra đề xuất cho việc tối ưu hóa.

Tìm câu trả lời tức thì với ClickUp Brain

Mẫu quản lý dự án

Quy trình có thể lặp lại là nền tảng của quản lý dự án hiệu quả, do đó công cụ bạn sử dụng cần phải cung cấp những mẫu phù hợp.

ClickUp bao gồm nhiều mẫu quản lý dự án miễn phí và mẫu tổng quan dự án cho các trường hợp sử dụng khác nhau.

Mẫu quản lý dự án ClickUp là một trong những mẫu được ưa chuộng nhất. Với 25 trạng thái và năm góc nhìn khác nhau, cùng cấu trúc dự án toàn diện, nó giúp quản lý nhu cầu phức tạp của dự án một cách dễ dàng.

Quản lý dự án hiệu quả cùng bộ mẫu của ClickUp

Bảng Giá

Khi chọn công cụ quản lý dự án, điều bạn cần quan tâm hàng đầu là giá cả phải chăng. Hãy lựa chọn gói dịch vụ cung cấp nhiều tiện ích nhất với mức giá hợp lý.

ClickUp có các gói cả miễn phí và trả phí để đáp ứng nhu cầu của bạn.

Gói miễn phí vĩnh viễn: Hoàn toàn miễn phí
Gói Không giới hạn: $7 cho mỗi người sử dụng mỗi tháng
Gói Doanh nghiệp: $12 cho mỗi người sử dụng mỗi tháng
Gói Doanh nghiệp Lớn: Liên hệ với ClickUp để được báo giá theo yêu cầu
ClickUp AI: Bổ sung vào bất kỳ gói nào với giá $5 cho mỗi thành viên trong không gian làm việc

Để biết thêm thông tin chi tiết, hãy xem bảng giá của ClickUp với đầy đủ tính năng của từng gói.

Tăng Cường Khả Năng Quản Lý Dự Án Với ClickUp

Dù lớn hay nhỏ, mọi dự án đều cần được quản lý. Ngày xưa, người ta có thể tổ chức và thực hiện các sự kiện chỉ với sổ tay và bút. Nhưng giờ đây, cách làm đó không còn hiệu quả và gây ra nhiều áp lực.

Các dự án chuyên nghiệp hiện đại cần được quản lý một cách minh bạch, linh hoạt và hiệu quả. ClickUp là phần mềm quản lý dự án được thiết kế đặc biệt để đáp ứng nhu cầu này.

Với khả năng tùy chỉnh cao, ClickUp là công cụ quản lý dự án toàn diện dành cho các đội ngũ làm việc hiện đại.

Hãy thử sử dụng ClickUp miễn phí ngay hôm nay!

Những Câu Hỏi Thường Gặp Về Phần Mềm Quản Lý Dự Án

1. Phần mềm quản lý dự án mang lại những lợi ích gì?

Phần mềm quản lý dự án mang lại nhiều lợi ích như:

Quản lý công việc hiệu quả
Nâng cao chất lượng công việc
Tăng năng suất làm việc
Cải thiện khả năng hợp tác
Quản lý nguồn lực tốt hơn
Quản lý rủi ro một cách có hiệu quả
Cải thiện mối quan hệ và sự hài lòng của khách hàng

2. Mục đích chính của phần mềm quản lý dự án là gì?

Phần mềm quản lý dự án giúp cá nhân và nhóm tổ chức, quản lý và tối ưu hóa công việc liên quan đến dự án. Nó cung cấp các công cụ cần thiết cho việc lập kế hoạch, lên lịch, phân bổ nguồn lực, quản lý nhiệm vụ, quản lý rủi ro và hỗ trợ ra quyết định.

Heading 6